Niveau par acte
CDI, bail, marché public, procès-verbal : pour chaque document à signer (acte), ce que disent les textes que nous avons lus, le niveau que nous retenons et ce qui le ferait changer.
Par où commencer : Signature simple, avancée ou qualifiée : laquelle choisir ?
Travail et RH
- CDI : au moins la signature avancée dès que le contrat porte une période d’essai, une clause, un forfait ou un temps partielResponsable RH de PME qui fait signer ses embauches en ligne et se demande si son modèle de CDI, avec sa période d’essai et ses clauses, justifie un niveau supérieur à celui de son abonnement.
- CDD : à notre avis, au moins la signature avancée, et aucune image de signature dans vos modèlesResponsable RH de PME qui fait signer des CDD en ligne, parfois la veille de la prise de poste, avec la signature de l’employeur déjà insérée dans le modèle.
- Avenant au contrat de travail : le niveau de signature suit ce que l’avenant change, et non le contrat d’origineResponsable RH de PME qui envoie des avenants à des salariés en poste via son outil RH et se demande s’il doit réutiliser le niveau choisi pour le contrat d’origine.
- Rupture conventionnelle : gardez le papier, et conservez la preuve que le salarié a reçu son exemplaire signéResponsable RH de PME qui prépare une rupture conventionnelle, a un abonnement de signature en ligne et se demande pourquoi ne pas l’utiliser ici aussi.
- Contrat d’apprentissage : demandez à votre OPCO ce qu’il accepte avant de choisir une signatureResponsable RH de PME qui recrute un apprenti, peut-être mineur, et voudrait faire signer le Cerfa en ligne sans risquer un refus de prise en charge.
- Intérim : la signature avancée dans le cas ordinaire, pour chacun des deux contratsResponsable opérations d’une PME qui recourt à l’intérim, ou gestionnaire d’une agence de travail temporaire, et qui doit faire signer de nombreuses missions en peu de temps.
- Convention de stage : cinq signataires à réunir, en passant d’abord par le circuit de l’établissementResponsable RH ou tuteur de PME qui accueille un stagiaire et reçoit la convention de l’école, ou qui voudrait la faire circuler dans son propre outil de signature.
- Reçu pour solde de tout compte : la signature avancée pour un départ sans différend, si le salarié accepte de signerResponsable RH ou gestionnaire de paie de PME qui clôt un contrat, envoie son reçu en ligne au salarié parti et veut savoir si cette signature protège l’entreprise.
- Lettre de licenciement : n’achetez pas de signature, le texte vise une notification par recommandéResponsable RH ou dirigeant de PME qui prépare une lettre de licenciement et se demande si son outil de signature ou un envoi électronique suffit.
- Forfait en jours : la signature avancée pour un salarié déjà connu, après vérification de l’accord collectifResponsable RH de PME qui fait passer un cadre autonome au forfait en jours et veut savoir si cette convention appelle un niveau plus élevé que son contrat de travail ordinaire.
- Accord d’entreprise : vérifier les signataires et le dépôt avant de choisir une signatureResponsable RH de PME qui conclut un accord avec des délégués syndicaux et souhaite le faire signer en ligne avant de le déposer.
- Bulletin de paie : rien à faire signer, occupez-vous de la remise et de la conservationResponsable RH ou gestionnaire de paie de PME qui dématérialise ses bulletins et se voit proposer une signature ou un cachet pour ce flux.
- Convention de formation et feuilles d’émargement : demandez au financeur ses exigences avant de choisir une signatureResponsable d’un organisme de formation ou d’une PME acheteuse qui fait signer ses conventions et ses feuilles d’émargement, et veut savoir ce qu’exigera le financeur en cas de contrôle.
- Un salarié refuse de signer en ligne : proposez le papier dès le premier refusResponsable RH de PME face à un salarié ou un candidat qui refuse de signer son contrat dans l’outil en ligne et qui se demande s’il peut l’exiger, ou s’il doit céder.
Commerce et contrats
- Accord de confidentialité : quelle signature choisir selon la personne et le secret à protégerResponsable juridique ou opérations de PME qui doit faire signer un accord de confidentialité avant de transmettre un dossier à un partenaire, un acquéreur ou un prestataire, et qui hésite entre un lien par e-mail et un niveau supérieur.
- Devis et « bon pour accord » : choisir la signature selon le client et l’engagement, car la mention ne change pas le niveauResponsable opérations de PME qui envoie des devis et se demande si un lien de signature, une réponse par e-mail ou la mention « bon pour accord » lui permettra de faire valoir le prix et le périmètre si le client conteste.
- Bon de commande entre entreprises : la signature simple pour un compte suivi, et une vérification à part de qui peut commanderResponsable opérations ou achats de PME qui reçoit ou émet des bons de commande entre entreprises et se demande quelle signature exiger, sachant que le désaccord porte moins sur l’outil que sur la personne qui a commandé.
- Contrat de prestation : quelle signature choisir selon votre client et les clauses du contratResponsable juridique ou opérations de PME qui fait signer des contrats de prestation à des clients de toutes tailles et se demande si la signature avancée doit être son réglage par défaut, ou si le statut du client, commerçant ou non, change la réponse.
- Conditions générales de vente (CGV) : pas d’outil de signature pour une commande en ligneResponsable juridique ou opérations de PME qui vend en ligne ou joint ses CGV à ses devis, et qui se demande si une case cochée suffit ou s’il faut faire signer ces conditions avec un outil.
- Contrat avec un consommateur : la signature dépend de la vente, en ligne, après un appel de démarchage ou hors de votre établissementResponsable opérations ou juridique de PME qui vend à des particuliers en ligne, par téléphone ou à domicile, et se demande où une signature électronique est exigée et quel niveau choisir sans casser le parcours d’achat.
- Mandat SEPA : choisissez la signature selon ce qu’un remboursement vous coûteraitResponsable financier ou opérations de PME qui prélève ses clients et veut remplacer le mandat papier par un mandat signé en ligne, sans savoir quel niveau tiendra face à une demande de remboursement.
- Facture : ne la signez pas par défaut, la signature qualifiée n’est qu’une des quatre voies admises pour la garantirResponsable financier ou opérations de PME à qui un fournisseur ou un collègue dit qu’il faut signer les factures électroniques, et qui veut savoir s’il doit acheter une signature ou un cachet avant de choisir sa solution de facturation.
- Accord de sous-traitance RGPD : signez-le avec le contrat principal, au niveau le plus exigeant des deuxResponsable juridique, DPO ou opérations de PME qui doit faire signer un accord de sous-traitance à ses prestataires, ou accepter celui d’un éditeur, et qui se demande si un niveau précis est exigé.
- Sous-traitance dans le BTP : avant le niveau de signature, réglez l’acceptation, l’agrément et, s’il y a lieu, la garantie de paiementEntrepreneur principal ou responsable administratif du BTP qui fait signer ses sous-traités en ligne, et qui se demande quel niveau retenir et si la signature électronique le met à l’abri en cas de litige avec un sous-traitant.
Immobilier et sûretés
- Bail d’habitation : choisir la signature selon les clauses du bail et ce que vous savez du candidatGestionnaire locatif ou responsable d’une société qui loue des logements, et qui veut faire signer ses baux en ligne, parfois à un candidat qu’il n’a vu qu’à travers son dossier.
- Bail commercial : notaire ou signature en ligne, selon la durée et les loyers payés d’avanceResponsable juridique ou immobilier de PME, bailleur ou preneur, qui prépare un bail commercial et veut savoir s’il peut le signer en ligne ou s’il doit passer devant notaire.
- État des lieux sur tablette : la signature simple en présence des deux parties, tant qu’aucune retenue n’en dépendGestionnaire locatif qui fait les états des lieux d’entrée et de sortie sur tablette et se demande si la signature au doigt tient, et ce qu’il doit remettre sur place.
- Mandat d’agent immobilier : la signature avancée pour un mandant rencontré, avec le numéro de registre réservé avant de signerDirigeant ou responsable d’une agence immobilière qui veut faire signer ses mandats en ligne et se demande si le registre, l’exemplaire et le niveau de signature tiennent ensemble.
- Promesse et compromis de vente : réglez la forme et le délai de rétractation avant de choisir la signatureResponsable d’une agence ou d’un service immobilier qui prépare un compromis ou une promesse signés en ligne, et qui doit savoir si l’acte tiendra et si le délai de rétractation courra.
- Acte authentique chez le notaire : aucun outil de signature à acheter pour votre sociétéResponsable d’une PME qui doit signer un acte chez le notaire, à distance ou non, et qui se demande si sa société doit acheter une signature qualifiée pour cela.
- Copropriété : la signature avancée pour le procès-verbal, signé sous huit jours ; le contrat de syndic attend le voteSyndic ou gestionnaire de copropriété qui veut dématérialiser ses assemblées et son contrat, et ne sait pas ce qu’un outil de signature couvre vraiment entre le vote, le procès-verbal, le contrat de syndic et les notifications.
- Cautionnement : la signature en ligne est possible depuis 2022, la mention d’engagement saisie par la caution compte d’abordResponsable juridique ou crédit de PME qui demande à un dirigeant ou à un proche de se porter caution, et qui a entendu dire que le cautionnement ne pouvait pas être signé en ligne.
- Crédit à la consommation : ce qui change au 20 novembre 2026 et quelle signature choisirResponsable conformité ou opérations d’un prêteur ou d’un intermédiaire de crédit qui fait signer ses offres en ligne et doit aligner son parcours sur les textes du 20 novembre 2026.
- Souscription d’assurance à distance : vérifiez que le client signe lui-même et qu’il est informé avant de choisir un niveau de signatureResponsable d’un courtier ou d’un service de distribution d’assurance qui vend à distance et se demande quel niveau de signature retenir, et ce qui compte plus que ce niveau.
- Reconnaissance de dette en ligne : à notre avis, faites saisir la somme par le débiteur et gardez-en la traceDirigeant ou responsable administratif de PME qui prête de l’argent à un salarié, à un associé ou à un partenaire, et qui se demande si une reconnaissance de dette signée en ligne suffira.
- Testament, donation, contrat de mariage : aucun niveau de signature ne remplace la forme, et voici ce qui reste possiblePersonne ou responsable qui veut régler un acte de famille ou de succession et se demande s’il peut le signer avec un outil en ligne, même en qualifiée.
Sociétés, santé et secteur public
- Statuts de société : la signature avancée entre plusieurs associés que vous connaissezDirigeant ou responsable juridique qui fait signer des statuts à distance avant l’immatriculation ou une modification, et qui se demande si le certificat réclamé pour la formalité doit aussi servir à signer l’acte.
- Procès-verbal et registre électroniques : au moins la signature avancée, avec un horodatage, selon la forme de la société et ses statutsSecrétaire général ou responsable juridique de PME qui veut passer son registre et ses procès-verbaux en électronique et qui doit savoir si son abonnement de signature suffit.
- Cession de parts ou d’actions : la signature avancée entre parties connues, puis les étapes qui suivent la signatureDirigeant ou responsable juridique qui organise la cession de parts sociales ou d’actions non cotées à distance et qui doit décider du niveau de signature sans oublier ce qui rend la cession applicable à la société et aux tiers, ou ce qui transfère les actions.
- Pacte d’associés : la signature avancée entre personnes déjà identifiées, à revoir pour chaque nouvel entrantFondateur ou responsable juridique qui fait signer un pacte à des associés et des investisseurs à distance, parfois à des moments différents, et qui reçoit des demandes de niveau de la part de l’un d’eux.
- Cession de fonds de commerce : vérifiez qui accepte l’acte signé en ligne avant de choisir une signatureDirigeant ou responsable juridique qui cède ou achète un fonds et qui veut signer à distance, alors qu’un rédacteur, un séquestre et plusieurs formalités interviennent après la signature.
- Pouvoir et procuration : demandez à celui qui les recevra avant de copier le niveau de l’acte finalResponsable juridique ou dirigeant qui fait signer une procuration à distance, parfois pour un acte dont le niveau ou la forme est plus exigeant, et qui se demande si le pouvoir doit suivre le même niveau.
- Formalité au guichet unique : signature simple pour une création, et vérifiez les autres voies avant d’acheter un certificatDirigeant ou responsable administratif qui doit déposer une formalité sur le Guichet unique, voit qu’on lui demande une signature et se demande quel certificat acheter, et s’il faut en acheter un.
- Marché public : quand la signature électronique est exigée, vérifiez que la vôtre est avancée et repose sur un certificat qualifiéDirigeant ou responsable des offres de PME qui répond à des marchés publics, qui doit disposer d’une signature admise quand le règlement de la consultation la demande, et qui hésite entre un certificat à son nom et une plateforme.
- Délibération et arrêté d’une commune : signer une délibération en ligne ne supprime pas le registre papier signé à la mainSecrétaire général ou responsable d’une commune qui veut signer délibérations et arrêtés en ligne, qui reçoit une offre commerciale de signature et qui doit savoir ce que cet achat remplace réellement.
- Contrat d’un agent public : la signature avancée pour un agent que vous connaissez, sauf politique plus exigeante de l’employeurResponsable des ressources humaines d’un employeur public qui veut faire signer ses contrats d’agents en ligne et qui se demande si les règles des décisions administratives s’y appliquent.
- Consentement aux soins : à notre avis, aucun outil de signature à acheter pour les soins courantsResponsable qualité ou direction d’un établissement ou d’un cabinet de santé à qui l’on propose un outil de signature pour tous les consentements, et qui veut savoir où un écrit est prévu et ce qu’une signature prouverait.
- Ordonnance et e-prescription en ville : n’achetez pas de plateforme de signature, la prescription électronique passe par un logiciel agrééProfessionnel de santé, responsable de cabinet ou éditeur qui se demande si une plateforme de signature électronique peut servir à signer des ordonnances, ou quel niveau y correspond.