Migrations
Changements de nom d’un prestataire, résiliation, récupération des preuves et des modèles de documents : l’ordre à suivre pour quitter un outil sans perdre ce qui prouve vos signatures.
Par où commencer : Changer de prestataire de signature sans perdre vos preuves : récupérez-les avant d’annoncer votre départ, si le préavis le permet
- Quitter Docusign quand vous envoyez peu de documents : partez à l’échéance si la signature avancée ou le gain calculé le justifieResponsable d’une PME ou indépendant qui envoie quelques enveloppes Docusign par mois (une enveloppe est un envoi de documents à signer), sans lien avec ses autres logiciels, et qui se demande si le changement vaut la peine.
- Quitter Docusign quand vos logiciels y sont reliés : préparez le code, puis changez un circuit de signature à la foisResponsable technique ou opérations d’une PME dont le CRM, le SIRH ou une application appelle Docusign, et qui veut en sortir sans casser ses flux.
- Yousign devient Youtrust : rien d’urgent si vous n’avez reçu aucune notification, mais quatre vérifications à faireClient de Yousign qui voit apparaître le nom Youtrust sur une facture, un avenant ou un site, et qui veut savoir s’il doit agir, et notamment changer ses intégrations.
- Goodflag, nom commercial de Lex Persona selon ses mentions légales : que garder au contrat et quelle date de préavis surveillerClient de Lex Persona qui voit le nom Goodflag sur ses factures, ses documents ou ses certificats, et qui veut savoir s’il contracte désormais avec une autre société et s’il doit agir.
- Client Universign ou Signaturit : ne changez pas par crainte, et demandez par écrit, avant le renouvellement, quelle société contracte et ce que devient votre produitClient d’Universign ou de Signaturit qui voit les noms du groupe changer sur le site et les factures, et qui se demande s’il doit partir ou préparer une migration.
- Récupérer vos documents signés et leurs preuves : exportez avant de résilier si le préavis le permet, et vérifiez que rien ne manqueResponsable des opérations ou juridique qui doit sortir l’ensemble de ses documents signés et de leurs preuves d’un outil de signature avant une résiliation.
- Refaire ses modèles en changeant d’outil : ne refaites que ceux qui servent ou sont imposés, et gardez leur fichier sourceResponsable des opérations qui change d’outil, voit des dizaines de modèles accumulés, et doit savoir lesquels refaire et ce qu’il devra modifier dans chacun.
- Documents en cours de signature quand vous changez d’outil : laissez-les finir sur l’ancien et fixez une date de dernier envoiResponsable des opérations qui change d’outil de signature alors que des documents attendent encore des signatures sur l’ancien.
- Combien de temps garder deux outils de signature : calculez la date du dernier envoi, puis fermez l’ancien quand quatre critères sont tenusResponsable des opérations qui prépare une bascule et doit fixer quand ouvrir le nouvel outil, quand cesser d’envoyer dans l’ancien, et sur quels constats le fermer.
- Préavis et renouvellement tacite : la date de préavis fixe tout le calendrier, de six mois à quelques jours selon le contratResponsable des achats ou des opérations qui découvre une reconduction prochaine ou prépare un changement de prestataire, et qui doit savoir quand agir.
- Passer du papier à la signature électronique : commencez par le plus fréquent de vos documents à faible risqueDirigeant ou responsable des opérations d’une PME qui signe encore sur papier et veut passer à l’électronique sans se tromper de premier acte.
- Regrouper plusieurs outils de signature : commencez par l’inventaire, garder deux outils peut rester le bon choixResponsable des achats, de la sécurité ou des opérations qui découvre plusieurs outils de signature dans son entreprise et se demande s’il faut n’en garder qu’un.