Aller au contenu principal
Quelle Signature

Preuve et litige

Numériser des contrats papier signés : gardez l’original, sauf procédé conforme au décret de 2016 pour un document à faible enjeu

Pour qui : Responsable administratif ou juridique qui numérise ses archives de contrats, et qui se demande s’il peut détruire le papier ou présenter le PDF à la place de l’original.

Numériser un contrat papier ne le rend pas signé électroniquement : le fichier obtenu est une copie. L’article 1379 du Code civil donne à une copie fiable la même valeur de preuve que l’original, et laisse la fiabilité à l’appréciation du juge. Cette fiabilité est supposée établie, jusqu’à preuve contraire, si la reproduction est à l’identique et si son intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme au décret n° 2016-1673, qui demande notamment une empreinte, une conservation contre l’altération, des traces et des accès contrôlés. Gardez l’original tant que ce procédé n’est pas démontré, et même démontré si l’enjeu reste ouvert : si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. Selon notre lecture, un horodatage qualifié, qui atteste une date et une heure, ne répond qu’à une partie du décret.

Notre avis

Numérisez pour travailler, et conservez le papier pour prouver. Détruire un original est un choix qui ne se rattrape pas, à réserver à des documents dont l’enjeu est faible et dont le procédé est documenté.

Pourquoi

  • La fiabilité supposée par le décret peut tomber devant une preuve contraire, et l’original perdu ne reviendra pas en cas de doute.
  • Le coût d’un carton d’archives est faible à côté d’un seul contrat qu’on ne pourrait plus établir.
  • Un service de numérisation qui parle de « valeur probante » doit vous montrer chaque point du décret, et non un logo.

Ce qui change le choix

Si le volume rend le stockage très coûteux et que les documents sont exécutés et à faible enjeu, faites le tri par type et documentez le procédé. Si un texte vous oblige à garder un original, ou si un litige est possible, ne détruisez pas.

L’ordre à suivre

  1. Numériser pour l’usage quotidien et garder l’original
  2. Détruire seulement si le procédé est conforme, documenté, et l’enjeu du document faible
  3. Ne jamais détruire les originaux dont l’enjeu reste ouvert

Les six articles du décret, à vérifier chez votre prestataire ou dans votre service

Selon notre lecture, un logiciel de numérisation ne suffit pas à lui seul à respecter ces articles, et, pour que la copie soit supposée fiable jusqu’à preuve du contraire, chacun doit être démontré. Demandez la réponse par écrit, point par point.

Décret n° 2016-1673, version au 4 novembre 2026, résumé par article. La dernière colonne donne notre avis.
ArticleCe qu’il demandeQuestion à poser
1Une copie présumée fiable résulte d’un procédé qui modifie irréversiblement le support, ou, en électronique, d’un procédé qui respecte les articles 2 à 6Quel procédé utilisez-vous, et sur quelle base dites-vous qu’il est conforme ?
2Informations d’identification de la copie, dont sa date ; qualité vérifiée par des tests et des contrôlesOù figure la date de création, et quels tests et contrôles ont été faits ?
3Intégrité garantie par une empreinte, qui rend détectable toute modification ; présumée avec un horodatage, un cachet ou une signature qualifiésQuelle empreinte, et quel service qualifié le cas échéant ?
4Conservation qui évite toute altération ; les opérations destinées à garder le fichier lisible sont tracées et donnent lieu à une nouvelle empreinteComment gérez-vous les changements de format ?
5Empreintes et traces conservées aussi longtemps que la copie, sans modification possibleQue se passe-t-il pour ces traces si je change de prestataire ?
6Mesures de sécurité appropriées pour accéder aux dispositifs de reproduction et de conservationQui a accès à quoi, et où est-ce consigné ?

Selon notre lecture, l’horodatage qualifié ne couvre qu’un article du décret

L’article 3 du décret présume remplie la condition d’intégrité, c’est-à-dire l’absence de modification de la copie, si celle-ci porte un horodatage (une date et une heure attestées par un service), un cachet ou une signature électroniques qualifiés. Selon notre lecture, cette présomption vaut pour cet article seul : il reste les articles 2, 4, 5 et 6. Une offre qui présente un horodatage comme la garantie d’une copie fiable répond donc à une partie de la question.

Et un scan signé par le service de numérisation n’est pas pour autant un contrat signé par les parties : cette signature atteste la copie, pas l’accord d’origine.

Détruire ou non : la décision document par document

Notre grille d’avis, sans valeur légale. Le dernier alinéa de l’article 1379 l’explique : tant que l’original subsiste, on peut en exiger la présentation ; le garder ne vous nuit donc pas. Si vous le détruisez, vous ne pourrez plus le présenter le jour où la fiabilité de la copie est discutée.

Notre avis, à confronter à vos obligations de conservation, non lues ici.
DocumentOriginalRaison
Contrat en cours, ou dont une action reste possibleGarderL’enjeu reste ouvert, et une copie peut être discutée
Acte avec mention manuscrite, cautionnement, reconnaissance de detteGarderLe papier montre la main qui a écrit, ce qu’une copie montre moins bien
Contrat déjà exécuté, à faible enjeu, numérisé avec un procédé dont la conformité au décret est documentéeDestruction défendableLe risque est faible et accepté
Document sans procédé documentéGarderLe juge apprécie la fiabilité de la copie, sans qu’elle soit supposée établie

Limites de cette page

Lecture du 4 novembre 2026, sans relecture par un avocat. Nous avons lu le décret dans un résumé article par article, et non dans son texte complet : relisez-en le texte avant une décision de destruction. Les durées légales, les règles propres à certains secteurs et les archives publiques n’ont pas été lues : elles peuvent obliger à garder un original. Les normes de numérisation et d’archivage n’ont pas été lues, et nous ne disons pas qu’elles suffisent à remplir le décret. Aucun arrêt lu n’applique ce décret. L’idée que chaque article doit être démontré est notre lecture.

Prochaine action

Avant toute destruction, demandez à votre prestataire une réponse écrite sur chacun des six articles, et classez vos documents dans la grille. En l’absence de réponse, gardez les originaux.

Preuves et sources

Article 1379 du Code civil et décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, articles 1 à 6, lus le 4 novembre 2026. Le décret a été lu par résumé d’article en article. Les normes de numérisation, les règles propres aux archives publiques et les durées fiscales et sociales n’ont pas été lues.

Chaque élément ci-dessous indique s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration de son auteur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Vérifiez sur le document toute source marquée à vérifier ou non tranchée avant de vous y fier. Notre méthode